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Ratsinformation

Vorlage - VO/4912/2016  

Betreff: Antrag der CDU-Fraktion betr. Elektronische Sitzungsunterlagen
Status:öffentlichVorlage-Art:Fraktionsantrag
Verfasser:Sprenger, Lothar
Federführend:09 - Unterstützung kommunaler Gremien Bearbeiter/-in: Sprenger, Lothar
Beratungsfolge:
Magistrat Stellungnahme
11.07.2016    Nichtöffentliche Sitzung des Magistrats      
Haupt- und Finanzausschuss Vorberatung
12.07.2016 
Öffentliche Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses geändert beschlossen   
Stadtverordnetenversammlung Entscheidung
15.07.2016 
Öffentliche Sitzung der Stadtverordnetenversammlung der Universitätsstadt Marburg geändert beschlossen   

Beschlussvorschlag
Sachverhalt
Anlage/n

Beschlussvorschlag:

 

Die Stadtverordnetenversammlung möge beschließen:

 

Der gesamte Schriftverkehr für die Magistratsmitglieder und Stadtverordneten, z.B. Ausschuss- und Sitzungsunterlagen, Einladungen, werden elektronisch übertragen. Dafür werden alle Mandatsträgerinnen und Mandatsträger (Stadtverordnete, Magistratsmitglieder) durch die Universitätsstadt Marburg mit Tablet-PCs ausgestattet.

 

Die Satzungen der Universitätsstadt Marburg werden dazu entsprechend geändert.

 

Um eine reibungslose Verwendung und Nutzung des neuen Mediums zu gewährleisten, wird eine entsprechende freiwillige Schulung angeboten.

 


Begründung:

 

Die angespannte Haushaltslage der Universitätsstadt Marburg erfordert Einsparungen in allen Bereichen.

 

Durch die Umstellung auf den elektronischen Sitzungsdienst können deutliche Einsparungen erzielt werden.

Nach Auskunft des Magistrates (siehe Anfrage des Stadtverordneten Mathias Range (CDU) vom 27.01.2012) betrugen die Druckkosten für die „Organisation und Dokumentation kommunaler Willensbildung“ im Jahr 2010 7.554,81 € und im Jahr 2011 7.446,95 €. Die Portokosten in 2010 betrugen 9.582,46 €. Der jährliche Papierverbrauch betrug 2010 590.657 Seiten und für 2011 574.703 Seiten. Die anteiligen Fahrt- und Personalkosten der Botenmeisterei werden hinzugerechnet werden müssen.

Es ist davon auszugehen, dass die o.g. Kosten konstant geblieben oder sogar gestiegen sind.

 

Eine Gegenüberstellung der Aufwendungen für Druck- und Portokosten mit den Anschaffungskosten für die Tablet-PCs zeigt das Einsparpotential innerhalb einer Legislaturperiode.

 

Durch die Umstellung des Schriftverkehrs auf ein elektronisches Medium kann die Universitätsstadt Marburg auch einen nicht unerheblichen Beitrag für einen funktionierenden Umweltschutz insbesondere durch Einsparungen beim Papierverbrauch und der Verringerung von Feinstäuben leisten.

 

Ferner kann auf ältere abgespeicherte Unterlagen zurückgegriffen werden, sodass eine schnellere und damit effektivere Arbeit ermöglicht wird. Durch den „such“-Modus können die betreffenden Stellen schnell gesichtet werden. Dazu sollte das Allris-System entsprechend aufgerüstet werden, sodass alle Anlagen zu den Sitzungsunterlagen, sowie alle sonstigen Einladungen, die bisher den Mandatsträgern per Post zugehen, dort auch hinterlegt sind.

Ferner gibt es inzwischen Systeme, die persönliche Anmerkungen in elektronischen Unterlagen ermöglichen.

Für eine Übergangszeit kann für die Mandatsträger eine Wahlmöglichkeit gegeben werden, ob sie mit dem elektronischen System ausgestattet werden wollen oder ob sie unter Verzicht darauf weiterhin die Papierform erhalten wollen.

 

 

Mathias RangeStephan MuthWieland Stötzel

 

 


 

 

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