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Ratsinformation

Vorlage - VO/5053/2016  

Betreff: Prüfbericht zur digitalen Gremienarbeit mit ALLRIS
Status:öffentlichVorlage-Art:Bericht
Verfasser:Weiershäuser, JörgAktenzeichen:I
Federführend:11 - Technische Dienste Beteiligt:09 - Unterstützung kommunaler Gremien
Bearbeiter/-in: Weiershäuser, Jörg   
Beratungsfolge:
Magistrat Vorberatung
05.09.2016    Nichtöffentliche Sitzung des Magistrats      
Haupt- und Finanzausschuss Kenntnisnahme
13.09.2016 
Öffentliche Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses zur Kenntnis genommen   
Stadtverordnetenversammlung Kenntnisnahme
16.09.2016 
Öffentliche Sitzung der Stadtverordnetenversammlung der Universitätsstadt Marburg zur Kenntnis genommen   

Beschlussvorschlag
Sachverhalt
Finanzielle Auswirkungen
Anlage/n

Die Stadtverordnetenversammlung nimmt den nachfolgenden Bericht zum Beschluss vom 15. Juli 2016 (Antrag VO/4912/2016 betr. elektronischen Sitzungsunterlagen) zur Kenntnis.

 

 


Bericht:

Digitale Gremienarbeit – Umstellung der Sitzungsunterlagen von Papier auf elektronische Form

 

Ziel dieser Überlegungen ist es, Kosten einzusparen, eine frühzeitige Verfügbarkeit der Sitzungsunterlagen zu ermöglichen, einen Beitrag zum Umweltschutz und einen Zugriff auf Sitzungsdrucksachen und Protokolle zurückliegender Sitzungen einzuräumen und schließlich auch während den Gremiensitzungen einen weitergehenden Informationszugriff (Internet, Satzungen, Gesetze, Haushaltspläne usw.) zu gewährleisten.

 

Diese Ziele könnten durch eine Umstellung auf eine papierlose digitale Gremienarbeit erreicht werden. Deutschlandweit gibt es eine Vielzahl von Stadt-, Gemeinde- und Kreisgremien welche den papierlosen Sitzungsdienst bereits eingeführt haben. Die Erfahrungen aus den einzelnen Städten- und Landkreisen wurden durchweg positiv dargestellt. Teilweise liegen Erfahrungswerte aus bis zu fünf Jahren vor.

 

In der Regel werden Sitzungs-Apps auf Tablets durch die Verwaltungen zur Verfügung gestellt. Damit kann auf einen Papierversand oder gar ein Ausdrucken im privaten Umfeld verzichtet werden.


 

Dabei wird den Gremienmitarbeitern die freie Wahl gelassen, entweder ausschließlich papierlos mit der Sitzungs-App auf den Tablets zu arbeiten oder konventionell weiter mit den Papierdokumenten.

 

Im Durchschnitt nehmen nach einer Wahlperiode ca. 80 – 90 Prozent der Gremienmitglieder die digitale Variante in Anspruch und erhalten keine Papierunterlagen mehr (Beispielsweise Stadt Braunschweig 90 Prozent der Mitglieder des Rates, Kreis Eichsfeld 43 der 46 Kreistagsmitglieder).

 

Rechtliche Hürden? Anpassungsbedarf von Satzungen / Geschäftsordnungen

Bezüglich der Fragestellung nach rechtlichen Hürden für einen digitalen Sitzungsdienst (Schriftformerfordernis bei Einladungen zu Sitzungen) wurden nachfolgend alle Gremien einzeln unter Angabe der einschlägigen Rechtsvorschriften betrachtet.

Stadtverordnetenversammlung und Ausschüsse

§ 58 HGO

(1) Der Vorsitzende beruft die Gemeindevertreter zu den Sitzungen der Gemeindevertretung schriftlich oder elektronisch unter Angabe der Gegenstände der Verhandlung. […]

 

§ 62 HGO - Ausschüsse

(5) Für den Geschäftsgang eines Ausschusses gelten sinngemäß die Vorschriften der §§ 52 bis 55, § 57 Abs. 2, § 58 Abs. 1 […]

 

Geschäftsordnung für die Stadtverordnetenversammlung der Universitätsstadt Marburg

§ 2 – Einberufung, Fristen, Tagesordnung

(1) Der Stadtverordnetenvorsteher/Die Stadtverordnetenvorsteherin beruft die Stadtverordneten zu den Sitzungen der Stadtverordnetenversammlung im Benehmen mit dem Magistrat und unter Angabe der Verhandlungsgegenstände schriftlich ein. […]

 

(2) Ein Mitglied der Stadtverordnetenversammlung kann ausschließlich elektronisch (per E-Mail) eingeladen werden, wenn es vorher schriftlich eingewilligt hat und dem Stadtverordnetenvorsteher/der Stadtverordnetenvorsteherin einen eigenen ladungsfähigen E-Mail-Account mitgeteilt hat. Die Einwilligung kann jederzeit schriftlich ohne Angabe von Gründen zurückgenommen werden.

 

§ 12 - Fachausschüsse

(3) Die Ausschüsse werden von dem/der Vorsitzenden im Benehmen mit dem/der Stadtverordnetenvorsteher/in und dem Magistrat einberufen.

(8) Im Übrigen ist für die Tätigkeit der Ausschüsse, soweit in der Hessischen Gemeindeordnung nichts anderes bestimmt ist, diese Geschäftsordnung sinngemäß anzuwenden.

 

Ergebnis: Hessische Gemeindeordnung und  die Geschäftsordnung für die Stadt-verordnetenversammlung der Universitätsstadt Marburg ermöglichen die elektronische Abwicklung des Sitzungsdienstes für die Stadtverordnetenversammlung und für die Fachausschüsse.

 

Magistrat

§ 69 HGO - Einberufung

(2) Die Bestimmungen des § 58 Abs. 1 und 2 und § 61 gelten sinngemäß für die Verhandlungen des Gemeindevorstands.

 

Geschäftsordnung für den Magistrat der Universitätsstadt Marburg

§ 1 - Sitzungen

(1) […] Der Einladung ist eine Tagesordnung mit den dazugehörigen Vorlagen beizufügen. […]

 

Ergebnis: Die Geschäftsordnung für den Magistrat regelt keine besondere Form der Einladung. Durch den Verweis im § 69 (2) HGO auf den § 58 Abs. 1 HGO räumt die Hessische Gemeindeordnung die Möglichkeit der elektronischen Abwicklung des Sitzungsdienstes für den Magistrat ein.

 

Kommissionen

§ 72 HGO – Kommissionen

(4) Der Gemeindevorstand kann das Verfahren und den Geschäftsgang der Kommissionen näher regeln. Sind keine abweichenden Bestimmungen getroffen, so gelten die §§ 67 bis 69 entsprechend.

 

Geschäftsordnung für die Kommissionen der Universitätsstadt Marburg

§ 1 – Sitzungen

(3) Die Einladung erfolgt schriftlich unter Angabe der Tagesordnungspunkte. […]

 

§ 7 – Inkrafttreten

(2) In Zweifelsfällen ist die Geschäftsordnung des Magistrats sinngemäß anzuwenden.

 

Ergebnis: Grundsätzlich ist für Kommissionen eine dem Magistrat vergleichbarer Geschäftsgang vorgesehen. In der Geschäftsordnung für die Kommissionen ist in § 1 ausschließlich die Schriftform geregelt.

 

Eine Änderung der Geschäftsordnung bzw. Ergänzung des § 1 um den Zusatz „erfolgt schriftlich oder elektronisch“ ist notwendig.

 

Ortsbeiräte

§ 82 HGO – Wahl und Aufgaben

(6) Für den Geschäftsgang des Ortsbeirats gelten sinngemäß die Vorschriften der §§ 52 bis 55, des § 57 Abs. 2, des § 58 Abs. 1 bis 6 […]

 

Geschäftsordnung für die Ortsbeiräte der Universitätsstadt Marburg

§ 4 - Einladungen

(1) Die Einladung zu den Sitzungen erfolgt schriftlich oder elektronisch unter Angabe der Gegenstände […]

 

Ergebnis: Die Regelungen der HGO und die Geschäftsordnung für Ortsbeiräte ermöglichen die elektronische Abwicklung des Sitzungsdienstes für Ortsbeiräte.

 

Weitere Beiräte

Die Geschäftsordnungen für den Kunstbeirat der Stadt Marburg, den Behindertenbeirat und den Seniorenbeirat der Universitätsstadt Marburg enthalten keine Formvorschriften für eine schriftliche Einladung.

 

Ausländerbeirat

§ 87 HGO – Wahl des Vorsitzenden, Geschäftsgang

(3) Der Ausländerbeirat regelt seine inneren Angelegenheiten, insbesondere die Aufrechterhaltung der Ordnung, die Form der Ladung […]

Ist eine Geschäftsordnung nicht vorhanden oder enthält diese keine erschöpfenden Regelungen, gelten die für den Geschäftsgang der Gemeindevertretung maßgeblichen Vorschriften dieses Gesetzes und die Bestimmungen der Geschäftsordnung der Gemeindevertretung entsprechend.

 

Ergebnis: Aus der Hessischen Gemeindeordnung und den Geschäftsordnungen ergibt sich keine Einschränkung bzgl. der elektronischen Abwicklung der Sitzungen der verschiedenen Beiräte und des Ausländerbeirat der Universitätsstadt Marburg.

Technische Voraussetzungen

Infrastruktur

Für die Einführung eines papierlosen Sitzungsdienstes müssen einige infrastrukturelle Voraussetzungen geschaffen sein. Dies sind

 

  • Ratsinformationssystem muss vorhanden / eingeführt sein.
  • Softwarelizenzen für eine Ratsinformationssystem und Serverhardware müssen vorhanden sein. Eine Systemeinrichtung muss vorgenommen werden.
  • Eine App für Mobilgeräte muss vorhanden sein.
  • Die datenschutzkonforme Handhabung der Nutzung der Tablets kann über ein Mobile Device Management (MDM) erfolgen.
  • WLAN-Infrastruktur in Sitzungsräumen sollte vorhanden sein.

 

Diese Voraussetzungen sind bei der Stadtverwaltung Marburg bereits geschaffen.

 

Bezüglich der technischen Voraussetzungen fehlt es lediglich noch an den entsprechenden Endgeräten (Tablet-PCs).

Wenn die Hardware durch die Stadtverwaltung zur Verfügung gestellt wird, kann der Hardware-Service durch den Fachdienst 11 – Technische Dienste übernommen werden.

 

Evtl. sollte in den Sitzungsräumen noch die Möglichkeit geschaffen werden, die Akkus der mobilen Endgeräte aufzuladen.

 

Mobile Endgeräte für papierlosen Sitzungsdienst

Alternativen bei der Beschaffung von mobilen Endgeräten

 

1. Anbieter von speziellen Paketen für die kommunale Zielgruppe (Ratspakete)

Ein solches Ratspaket beinhaltet neben der Wahl von Kauf-Tablets meist auch Finanzierungsmodelle.

Einige Verwaltungen mieten so z. B. entsprechende Tablet-Pakete oder zahlen diese in Raten mit entsprechend wählbaren Laufzeiten (meist für eine Wahlperiode).  Ein Gerätetausch während der Laufzeit ist möglich. Paketerwerber können an Tablet-Schulungen teilnehmen und wenn Geräte defekt sind (beispielsweise das Display nach einem Sturz gebrochen) oder auch bei Diebstahl gibt es Ersatz von der enthaltenen Versicherung. Die Pakete umfassen oft auch einen telefonischen Service über eine Hotline.

Die Geräte gehen nach Ablauf der Nutzungsdauer häufig in das Eigentum der Gremienmitarbeiter über.

 

Angebot der Gesellschaft für digitale Bildung mbH, Hamburg

 

iPad Air 2

64 GB Wi-Fi  Sofortkauf              426,93 € netto

Wertgarantie-Versicherung Premium-Garantie 3 Jahre (einmalig)              89,90 € brutto

Wertgarantie-Versicherung Premium-Garantie 5 Jahre  (einmalig)              129,90 € brutto

 

64 GB Wi-Fi Mietkauf über 36 Monate Preis pro Monat              12,93 € netto

64 GB Wi-Fi Mietkauf über 60 Monate; Preis pro Monat               7,93 € netto

(Das Gerät geht am Ende der Laufzeit in das Eigentum der Stadt über)

 

 

2. Nutzung eigener Geräte (BYOD) mit und ohne Entschädigung

In einigen Verwaltungen kommen im Sinne von Bring Your Own Device (BYOD) (Verwendung persönlicher Geräte) private mobile Endgeräte der Gremienmitglieder zum Einsatz.

In einigen wenigen Verwaltungen werden den Gremienmitarbeitern Aufwandsentschädigungen für die Nutzung eigener Geräte gezahlt.

 

3. Kauf und Bereitstellung der Geräte durch die Stadt Marburg

In den meisten Verwaltungen werden die mobilen Endgeräte den Gremienmitarbeitern durch die Verwaltung zur Verfügung gestellt. Mit dieser Alternative haben viele Städte und Kreise auch sehr gute Erfahrungen gemacht. Der Ersatz/Austausch der Geräte, Serviceleistungen Softwareversionen unter Einsatz einheitlicher Betriebssysteme (Betriebssystemversionen) haben sich als positive Aspekte herausgestellt.

 

In der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung wird von einer Kaufvariante und der Bereitstellung durch die Stadtverwaltung ausgegangen.

 

Kaufpreis Apple iPad Air 2, 64 GB (ohne Rabatt)               402,10 € zzgl. MwSt.

 

4. Mischung aus den o. g. Alternativen (insbesondere Alternative 2 und 3)

Auch eine Mischung der Alternativen ist denkbar. Gremienmitglieder können zwischen der Nutzung von eigenen Geräten und der Bereitstellung durch die Verwaltung wählen.

 

Steuerrechtliche Fragestellung

Bei der Bereitstellung von Tablet-PCs durch die Stadtverwaltung für die ehrenamtliche Tätigkeit im Rahmen der papierlosen Gremienarbeit ergibt sich regelmäßig die Frage nach einer Versteuerung der privaten Nutzung dieser Geräte.

 

Die private Nutzung mobiler Endgeräte wie etwa Tablet-PCs ist für ehrenamtliche kommunale Mandatsträger ab dem 01. Januar des Jahres 2015 von der Einkommensteuer befreit. Dies haben Bundestag und Bundesrat Ende vergangenen Jahres im Rahmen des „Gesetzes zur Anpassung der Abgabenordnung an den Zollkodex der Union und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften“ vom 22.12.2014 beschlossen (BGBl. I S. 2517ff.). Mit dieser Änderung des Einkommensteuergesetzes wird einer Forderung und Initiative des Deutschen Städte- und Gemeindebundes aus dem Sommer des Jahres 2014 Rechnung getragen.

 

„Der Deutsche Städte- und Gemeindebund begrüßt diese Gesetzesänderung und die damit verbundene Verringerung des bürokratischen Aufwandes für Ehrenamtler ausdrücklich. Gerade in den Stadt- und Gemeinderäten können Tablet-PCs die Arbeit für Ratsmitglieder erleichtern und zur Kosteneinsparung in den Verwaltungen beitragen.“ (Quelle http://www.dstgb.de).


Wirtschaftlichkeitsbetrachtung

 

Darstellung der monetären Wirtschaftlichkeit mittels vereinfachter Kostenvergleichs-berechnung:

 

Anzahl Gremien- und

Verwaltungsmitarbeiter: 70

Digitaler

Sitzungsdienst

Papier

(konventionell)

 

5-Jahre

pro Jahr

5-Jahre

pro Jahr

Ausstattung

 

 

 

 

Kauf iPads (478,50 €/Stk.)

33.495,00 €

6.699,00 €

 

 

WLAN-Erweiterung Sitzungs-

räume (einmalig)

2.400,00 €

480,00 €

 

 

MDM-Software (30 € / Endgerät und Jahr)

10.500,00 €

2.100,00 €

 

 

Schaffung einer Stromversorgung in Sitzungsräumen

600,00 €

120,00 €

 

 

Sonstiges (Ersatz Akkus, Zubehör etc.)

2.800,00 €

560,00 €

 

 

Summe Ausstattung

49.795,00 €

9.959,00 €

0,00 €

0,00 €

 

 

 

 

 

sonstige Kosten

 

 

 

 

Personalaufwand für die technische Betreuung der Geräte durch die Verwaltung (geschätzt)

16.590,00 €

3.318,00 €

 

 

Druck- und Papierkosten, Personalkosten *1

 

 

121.120,00 €

24.224,00 €

Kosten für die Verteilung der Einladungen

 

 

45.500,00 €

9.100,00 €

Summe sonstige Kosten

16.590,00 €

3.318,00 €

166.620,00 €

33.324,00 €

 

 

 

 

 

Gesamtkosten

66.385,00 €

13.277,00 €

166.620,00 €

33.324,00 €

Differenz

- 100.235,00 €

- 20.047,00 €

 

 

 

*1: Es fehlen einige Gremien / Ausschüsse, da die Druckkosten in der Regel über den Fachdienst des Schriftführers erfasst werden (bspw. Ausschuss – Bau- und Planungsausschuss, Liegenschaften, Ausschuss für Soziales, Jugend und Gleichstellung etc. Enthalten sind insbesondere STVV, Magistrat, HFA, Ausländerbeirat)

 

Das seine papierlose Gremienarbeit zu Kosteneinsparungen in der Verwaltung beiträgt, wird auch durch Aussagen aus anderen Stadt- und Kreisverwaltungen untermauert.

Einige Beispiele aus persönlichen Gesprächen, überlassenen Unterlagen und Veröffentlichungen:

 

Heidekreis

„Die derzeit anfallenden jährlichen Sach- und Personalkosten für den Sitzungsdienst beziffert die Verwaltung auf 12 500 Euro. So viel kostet es, die Unterlagen für die etwa 36 Sitzungen des Kreistags (51 Abgeordnete) und seiner fünf Ausschüsse zu drucken, zu sortieren und zu versenden.“

 

Stadt Fehmarn, Günther Schröder Fachbereichsleiter der allgemeinen Verwaltung

„Spätestens in drei Jahren soll sich das neue System durch die zu erwartenden Einsparungen refinanzieren.“

 

Stadtverwaltung Wittlich, Jan Mußweiler Leiter Zentrale Dienste

„Eine Wirtschaftlichkeitsberechnung belegt, dass sich die entsprechenden einmaligen Kosten durch entsprechende Einsparungen, insbesondere bei Papier, Druck und Zustellung, zügig amortisieren.“

 

Stadt Tuttlingen – Kerstin Schmidt Geschäftsstelle Gemeinderat

„Anfallende Kosten amortisieren sich dabei in kürzester Zeit – in der Regel schon in der ersten Wahlperiode ist eine spürbare finanzielle Entlastung gegeben.. Die Stadt spart jährlich rund 10.000 €. Auch die Vorbereitung der Sitzungen läuft schneller und reibungslos und wir erfreuen uns größter Zufriedenheit seitens des Gemeinderats.“

 

Stadt Celle

Die Stadt Celle beziffert ihre jährlichen Kosten für die Versorgung der 43 Rats- und Verwaltungsmitglieder mit Papierunterlagen auf 25.000 €. Nach der Umstellung auf einen elektronischen Sitzungsdienst belaufen sich die Kosten auf jährlich 14.390 € (jährliche Einsparung ca. 10.600 €)

 

Breidenbach

Kürzlich berichtete die Oberhessische Presse in einem Artikel mit dem Titel „Verwaltung verbessert digitale Dienstleistungen – Gemeinde will durch Anschaffung von Tablets Kosten sparen“ zur Einführung eines digitalen Sitzungsdienstes in der Gemeinde Breidenbach. Dort wurden die Kosten für Papiereinladungen, Tagesordnungen und Niederschriften auf 27.300 € pro Wahlperiode beziffert. Die Gegenrechnung: Rund 10.000 € kostet die Anschaffung von Tablet-PCs für die Politiker – einmalig.

 

Daneben kann eine digitale Bereitstellung der Sitzungsunterlagen und die Nutzung von Tablet-PCs auch weiteren Nutzen für die Gremienmitglieder haben. Dies können bspw.

 

  • die Nutzung weiterer digitaler Dienste (Internet, Terminverwaltung, E-Mail),
  • die erleichterte Aktualisierung und Ergänzung der Gremienunterlagen (z. B. Bereitstellung von Tischvorlagen),
  • die Recherchefunktion (Vorlagen, Beschlüsse, Niederschriften aus Vorjahren) und
  • neue Möglichkeiten der Interaktion (zwischen Gremienmitgliedern mittels Forenfunktion oder mit der Verwaltung)

 

sein.

 

Einsparungen verwaltungsinterner Prozesskosten

Mit der Einführung einer papierlosen Gremienarbeit sollte auch die Veränderung verwaltungsinterner Ablaufprozesse, die flächendeckende Einführung einer elektronischen Unterschrift, die Mitzeichnung der Vorlagen im Rahmen des Workflows oder die Umstellung der hausinternen Papierverteiler (Fachbereich, Fachdienste, Presse etc.) auf elektronische Dokumente und Informationen erfolgen. Durch diese Maßnahmen können interne Prozesskosten und Ausgaben reduziert werden.


Zusammenfassung und Empfehlungen

Im Bundesgebiet arbeiten bereits 70 bis 80 Prozent aller Kommunen mit einem Ratsinformationssystem. Diese Systeme gehören heute bei Verwaltungen mit mehr als 20.000 Einwohnern zum Standard.

 

Seit ca. fünf Jahren gehen viele dieser Stadt- und Kreisverwaltungen nun einen weiteren Schritt und stellen auf die digitale Gremienarbeit (Verzicht auf Papierversand) um.

 

Anfragen von einzelnen Stadtverordneten und Anträge unterschiedlicher Fraktionen aus den Jahren 2009, 2012 und 2016 zeigen, dass auch in Marburg die Zukunft der Gremienarbeit in der mobilen, digitalen Gremienarbeit gesehen wird.

 

Eine App auf einem mobilen Endgerät stellt alle wichtigen Daten und Dokumente aus der Gremienarbeit auch offline zur Verfügung. Tablets mit E-Mail- und Terminverwaltung können zudem auch leistungsfähige Arbeitswerkzeuge darstellen, sodass auf diese Weise die gesamte Kommunikation verbessert wird. Die Unterlagen sind immer abrufbar und komplett vorhanden. Jedes Gremienmitglied hat außerdem die Möglichkeit, sich in aktuelles Bürgergeschehen digital einzumischen – denn soziale Medien können einfach und problemlos mit dem Tablet genutzt werden.

 

Arbeitszeit und Materialaufwand werden eingespart, auch die Zeit für die Zusammenstellung der Unterlagen. Aktualisierungen und Ergänzungen aus den Gremien sind jederzeit ohne großen Aufwand möglich, sodass alle Gremienmitglieder immer über den aktuellen Stand der Beratungsvorlagen verfügen. Notizen und Hinweise, Recherchefunktion ist möglich um Sitzungsvorlagen, Beschlüsse und Niederschriften der vergangenen Jahre zu finden. Eine Aufbewahrung großer Papiermengen und deren Vernichtung bzw. Entsorgung entfällt.

 

Zukunftweisend ist auch das Thema „Interaktion“. Digitale Gremienarbeit bietet zunehmend Fraktionsmitgliedern die Möglichkeit selbst Dokumente einstellen zu können und mit der Verwaltung in Kontakt zu treten.

 

Für eine Einführung der digitalen Gremienarbeit in Marburg ergeben sich keine rechtlichen Hürden aus der HGO und den entsprechenden Geschäftsordnungen. Die notwendigen rechtlichen Anpassungen in den Geschäftsordnungen wurden bereits im Jahr 2012 vollzogen.

Lediglich die Geschäftsordnung für Kommissionen sollte noch ergänzt werden.

 

In den vergangenen Jahren wurden die notwendigen technischen Voraussetzungen (Einführung eines Ratsinformationssystems, Erwerb aller notwendigen Lizenzen, Auswahl einer MDM-Lösung, Hardwareausstattung, WLAN-Ausstattung in Sitzungsräumen) für einen papierlosen Sitzungsdienst in Marburg geschaffen.

Aus technischer Sicht ist für einen papierlosen Sitzungsdienst eine Entscheidung bzgl. Endgeräte (Tablet-PCs) zu treffen und eine entsprechende Beschaffung durchzuführen.

 

Im Bereich der Endgeräte ist eine Kaufvariante mit privater Nutzungsmöglichkeit zu empfehlen. Die steuerrechtlichen Fragestellungen sind in diesem Zusammenhang geklärt.

Die Geräte wären über die städtische Elektronikversicherung versichert. Der Hardwareservice wird durch die interne IT abgedeckt (Bereitstellung der Geräte, Austausch defekter Geräte, Vorinstallation der App und Zugangskonfiguration zum WLAN-Netz).

 

Die kurze Kostenvergleichsberechnung zeigt, dass der papierlose Sitzungsdienst wirtschaftlich darstellbar und mit einer Amortisation der Investition durch Einsparungen innerhalb von drei Jahren zu rechnen ist.

 

Digitale Gremienarbeit in Marburg? Rechtlich unbedenklich, wirtschaftlich darstellbar, kostensparend, Mehrwehrte in den Verwaltungsprozessen und für Kommunalpolitiker/innen.

 

Welche Schritte müssen noch unternommen werden?

 

  1. Informationsveranstaltung für interessierte Gremienmitarbeiter
     
  2. Grundsatzbeschluss der Stadtverordnetenversammlung (einschl. einer Entscheidung zur Bereitstellung der benötigten Endgeräte).
     
  3. Rückmeldung über Nutzungswunsch / Verzicht auf Papierunterlagen
     
  4. Sollten die Geräte durch die Stadtverwaltung zur Verfügung gestellt werden:
    1. Vereinbarung über die vorgegebenen Modalitäten (Nutzungsvereinbarung, welche auch die private Nutzung ausdrücklich zulässt).
    2. Beschaffung von vorkonfigurierten mobilen Endgeräten
       
  5. Schulungsveranstaltungen und Ausgabe der mobilen Endgeräte
     
  6. Testphase im Echtbetrieb einer Sitzung (z. B. Umweltausschuss)
    1. Hilfestellung und Beantwortung von Nachfragen durch IT-Fachpersonal während dieser Sitzung
       
  7. Testphase im Echtbetrieb einer Sitzung der Stadtverordnetenversammlung
    1. Hilfestellung und Beantwortung von Nachfragen durch IT-Fachpersonal während dieser Sitzung

 

Um Kenntnisnahme wird gebeten.

 

 

 

 

 

 

Dr. Thomas Spies

Oberbürgermeister

 

 


 

 


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