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Ratsinformation

ALLRIS - Vorlage

Kenntnisnahme - VO/6606/2019

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Beratungsfolge

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Beschlussvorschlag

Beschlussvorschlag:

 

Die Stadtverordnetenversammlung wird gebeten,

 

das im Folgenden dargestellte Maßnahmenpaket zur Weiterentwicklung der Verwaltung zur Kenntnis zu nehmen.

 

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Sachverhalt

Sachverhalt:

 

Begründung:

 

Eine Verwaltung, die aktuellen Anforderungen entsprechen soll, muss sich laufend selbst erneuern. Die Aufgaben, die durch eine kommunale Verwaltung zu bewältigen sind, verändern sich. Sie werden mehr und sie werden komplexer. Die Digitalisierung hält Einzug im öffentlichen Sektor. Gleichzeitig kämpfen alle Kommunalverwaltungen um qualifiziertes Personal. Um diese Herausforderungen zu meistern, wurden verschiedene Maßnahmen zur Weiterentwicklung der Verwaltung ergriffen und geplant.

 

  1. Organisationsstruktur der Verwaltung

 

Durch die zum 01.10.2017 umgesetzte Organisationsveränderung hat der Oberbürgermeister die Aufgabenbereiche der Verwaltung neu gegliedert. Übergeordnetes Ziel der Organisationsveränderung ist es, die Verwaltung stärker als bisher als eine Einheit zu verstehen. Dabei soll sich die Organisationstruktur am Blickwinkel der einzelnen Bürgerin / des einzelnen Bürgers orientieren. Unabhängig von der Dezernatsverteilung sollen Aufgabenbereiche zusammengefasst, Doppelstrukturen vermieden sowie die fachdienstübergreifende Zusammenarbeit gestärkt werden.

 

Zu diesem Zweck wurden zentrale Lenkungsgruppen gebildet, die sich fachdienst- und fachbereichsübergreifend mit Fragestellungen befassen, die die Entwicklung der Stadt als Ganzes betreffen. Darüber hinaus wurde ein neuer Fachbereich Zivilgesellschaft, Migration und Kultur gebildet, in dem Aufgaben von gesellschaftspolitischer Bedeutung gebündelt wurden. In diesem Bereich wurde auch der Fachdienst Migration und Flüchtlingshilfe neu geschaffen und die bis zu diesem Zeitpunkt über die Gesamtverwaltung verteilten Integrationsaufgaben zusammengefasst. Außerdem wurden die Koordinierungsstellen Bürgerbeteiligung und Gesunde Stadt geschaffen. Im Fachbereich Zentrale Dienste wurden die Koordinierungsstellen Digitalisierung und Städtische Publikationen eingerichtet. Die zuvor bestehenden Stabsstellen wurden in die Fachbereichsstruktur eingebunden.

 

Als weitere Maßnahme zur Verbesserung der fachdienstübergreifenden Zusammenarbeit wurden mehrere Instrumente zum Austausch der Führungskräfte untereinander eingeführt. In der neu eingerichteten sog. erweiterten Dezernentenrunde besprechen die drei Dezernenten gemeinsam mit den Fachbereichsleitungen Themen, die für die gesamte Verwaltung von Bedeutung sind. Das dient sowohl der Koordination als auch der stärkeren Einbeziehung der Führungskräfte in zentrale Entscheidungen. Daneben wurde ein vierteljährlich stattfindender Führungskräftedialog mit allen Fachbereichs- und Fachdienstleitungen und gleichgestellten Führungskräften implementiert. Hier treffen sich sämtliche Führungskräfte der Verwaltung, um fachdienstübergreifende Themen zu erörtern.

 

Nächster Schritt ist die Überprüfung aller sonstigen in der Verwaltung bestehenden Arbeitsgruppen. Diese wurden bereits zentral erfasst und werden nun analysiert, um etwaige Doppelstrukturen transparent zu machen und Synergien erzielen zu können.

 

  1. Personal und Personalentwicklung

 

Im August 2018 hat zudem eine zweitägige Klausurtagung der Führungskräfte stattgefunden. Die Klausurtagung hat auf Wunsch der Führungskräfte das Thema „Die Stadt als Arbeitgeberin“ in den Vordergrund gestellt. Inhaltlich wurden vor allem die Bereiche Personalgewinnung, Personalentwicklung und der Umgang mit Arbeitsbelastung behandelt. Die Fachdienste stehen vor der Herausforderung bei angespannter Arbeitsmarktlage qualifiziertes Personal zu gewinnen und auch zu halten. In vielen Bereichen, beispielsweise in der IT oder im Ingenieursbereich, müssen Ausschreibungen mehrfach wiederholt werden, um geeignetes Personal zu finden. Zudem werben sich die Verwaltungen untereinander die Mitarbeiter/innen ab. Die Tarifgebundenheit setzt der Stadt bei der Personalgewinnung finanziell Grenzen, wenn es um den Wettbewerb mit der freien Wirtschaft geht. Das bedeutet, es müssen andere Maßnahmen ergriffen werden, um als Verwaltung am Arbeitsmarkt attraktiv zu sein. Auf der Klausurtagung wurden dazu verschiedene Vorschläge erarbeitet, die nunmehr auf ihre Durchführbarkeit überprüft und priorisiert werden und sodann in ein umsetzbares Konzept münden sollen.

 

Das Thema Personalentwicklung muss erheblich an Bedeutung gewinnen, wenn die Verwaltung zukunftsfähig gestaltet werden soll. Dabei gilt es die bereits bestehenden Instrumente im Bereich der Aus- und Fortbildung, der Weiterqualifizierung und Führungskräfteschulung weiterzuentwickeln und zu ergänzen. Für Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aller Hierarchieebenen müssen Angebote für ihre Weiterentwicklung in der Stadtverwaltung gemacht und bestehende Angebote ausgebaut werden. Hinzu kommen weiche Faktoren wie flexible Arbeitszeiten, interne und externe Beratungsmöglichkeiten, attraktive Arbeitsplätze etc. Jede unbesetzte Stelle schmälert die Leistungsfähigkeit der Verwaltung und damit den Dienst an den Bürger/innen. Jede unbesetzte Stelle bedeutet die Verteilung von Mehrarbeit auf weniger Mitarbeiter/innen, was unmittelbare Auswirkungen auf deren Gesundheit und Arbeitszufriedenheit hat.

 

Für die Erfüllung der Pflichtaufgaben ist ausreichend Personal zur Verfügung zu stellen. Dabei nehmen die Pflichtaufgaben zu oder werden zumindest komplexer. Beispielhaft sind hier die in den letzten Jahren stetig gestiegenen Anforderungen an rechtskonforme Vergaben, die Reform des Umsatzsteuerrechts oder das neue Datenschutzrecht zu nennen. Auch im Sozialrecht, im Ausländerrecht und in vielen anderen Bereichen werden die inhaltlichen Anforderungen stetig komplexer, die Prüfungen immer vielschichtiger und die Verfahrensdauern länger. Dementsprechend steigen der Personalbedarf und auch der Bedarf an Fortbildung und Weiterqualifizierung. Der häufig geforderte Personalabbau ist zum gegenwärtigen Zeitpunkt nicht realistisch. Zudem erfüllt die Stadt Marburg eine Vielzahl von sogenannten freiwilligen Leistungen. Auch die freiwilligen Aufgaben haben in den letzten Jahren stetig zugenommen und auch diese können von der Verwaltung nur dann erfüllt werden, wenn ausreichend Personal zur Verfügung steht.

 

Ohne eine zeitgemäße Personalentwicklung wird die Universitätsstadt Marburg weder im Wettbewerb der Arbeitgeber um qualifizierte Kräfte erfolgreich sein können noch die Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hoch halten können. Eine hohe Motivation und Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist einem öffentlichen Arbeitgeber auch eine besondere Verpflichtung und trägt erheblich zur Effizienz und Wirtschaftlichkeit der kommunalen Aufgabenwahrnehmung bei.

 

  1. Digitalisierung und Ablauforganisation

 

Das zentrale Thema der Verwaltungsmodernisierung ist die Digitalisierung. Zum Digitalisierungsprozess in der Verwaltung hat die Stadtverordnetenversammlung bereits ein Konzept beschlossen. Neben zahlreiche gesetzliche Anforderungen tritt das Erfordernis, den Bürger/innen moderne Dienstleistungen und den Mitarbeiter/innen zeitgemäße Arbeitsplätze anzubieten.

 

Zusätzlich zu den technischen Fragestellungen, die damit verbunden sind, stellt die Digitalisierung vor allem eine organisatorische Herausforderung dar. Aus diesem Grund wurde außerhalb des Fachdienstes Technische Dienste, die Koordinierungsstelle Digitalisierung gegründet. Diese geht bei ihrer Arbeit von der Prämisse aus, dass Digitalisierung nur dann zu Verbesserungen für Bürger/innen und Mitarbeiter/innen führt, wenn sie neben der technischen Umsetzung auch die jeweiligen Arbeitsprozesse betrachtet und ggf. anpasst.

 

Als Grundlage für alle weiteren Digitalisierungsmaßnahmen wurde 2018 ein Electronic Content Management System (ECM) angeschafft, welches langfristig in allen Fachdiensten die elektronische Aktenführung ermöglichen wird. Ebenfalls noch in 2018 wurde mit der Implementierung des Elektronischen Anordnungsworkflow begonnen und damit das elektronische Rechnungswesen eingeführt. Darüber hinaus wurde die elektronische Steuerakte eingeführt. In 2019 stellt die Verwaltung zudem auf die elektronische Personalakte um. Nach und nach werden bürgerfreundliche Online-Dienste angeboten, die es den Bürger/innen ermöglichen, ihre Angelegenheiten von der Antragstellung bis zur Bezahlung elektronisch abzuwickeln.

 

Die Digitalisierung wird die Verwaltung als Thema noch über viele Jahre begleiten. Sie ist aufgrund ihrer Auswirkungen auf die gesamte Verwaltung das Thema, das die Verwaltung am meisten prägen und verändern wird. Um diese Herausforderung meistern zu können, müssen ausreichend Ressourcen zur Verfügung gestellt werden. Dabei ist zu berücksichtigen, dass im Übergang und zur Sicherstellung eines reibungslosen Verwaltungsablaufs zeitliche Überschneidungen von technischen und personellen Vorhaltungen nicht vollständig umgangen werden können. Es werden sowohl Sachmittel als auch ausreichend qualifiziertes Personal benötigt. Hier schließt sich der Kreis zur notwendigen Personalentwicklung und zur Attraktivität der angebotenen Arbeitsplätze.

 

  1. Finanzwesen

 

Die mit Erfolg eingeführte Doppik gilt es nunmehr zu vervollständigen und weiterzuentwickeln. Der städtische Haushalt sollte jedermann digital oder in Papier zugänglich und vor allem verständlich sein. Dazu wurden bereits verschiedene Maßnahmen zur Verbesserung der Transparenz ergriffen. Die Information über den Haushalt soll frühzeitig und nachvollziehbar erfolgen. Die Erläuterungen der einzelnen Haushaltsansätze sollen aussagekräftiger werden. Die zweckentsprechende Mittelverwendung muss nachprüfbar sein. Dazu sollen mittelfristig Ziele durch die Politik klar und umfassend definiert und mit aussagekräftigen Kennzahlen verknüpft werden. Bereits im vergangenen Jahr wurden Schulungen zur Doppik für Stadtverordnete angeboten. Für Bürger/innen ist der offene Haushalt in Planung. Eine Bürgerinformation zu den wesentlichen Haushaltsansätzen hat es bereits für den Haushalt 2019 gegeben.

 

 

 

 

Dr. Thomas Spies

Oberbürgermeister

 

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Finanz. Auswirkung

 

 

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