© Patricia Grähling, Stadt Marburg
Alle Marburgerinnen und Marburger, die einen Hund besitzen, haben bei der Stadtverwaltung eine entsprechende Steuerakte. Aktuell sind das 2573 Hundehalter*innen, die in Marburg leben. In ihren Akten ist festgehalten, wie viele Hunde sie wann angemeldet haben, von welcher Hunderasse sie sind, mit oder ohne Steuerbefreiung. Alle Angaben waren bisher ausgedruckt in Papierform in einer Akte abgeheftet. Besitzen die Hundehalter*innen dazu noch ein eigenes Haus oder eine eigene Wohnung, haben sie noch eine weitere Akte bei der Stadtverwaltung – und zwar für die Grundsteuer. Aktuell sind das 18.456 Steuerpflichtige, die für insgesamt 24.521 Immobilien Grundsteuer zahlen.
Und so gibt es für die meisten Bürger*innen eine oder gleich mehrere separate Steuerakten bei der Stadtverwaltung samt aller jeweils zugehörigen Informationen, Anmeldungen, Ummeldungen und so weiter. In Papierform binden all diese Akten jede Menge Papier und Platz, ihre Bearbeitung kostet Zeit und Arbeitskraft – bei großen Akten mit dicken Ordnern im wahrsten Sinn des Wortes. Die Digitalisierung und Umstellung auf elektronisch geführte Steuerakten spart dagegen Platz und Papier. Die Arbeitsprozesse werden effizienter und schneller, wenn mehrere zuständige Sachbearbeiter*innen zeitgleich und von verschiedenen Arbeitsplätzen auf eine Akte zugreifen. „Damit werden wir noch bürger*innenfreundlicher. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können schneller Auskünfte geben, weil sie mit wenigen Klicks einen Vorgang vor sich haben, statt eine Akte irgendwoher holen und darin die benötigte Information suchen zu müssen“, erklärt Oberbürgermeister Dr. Thomas Spies.
Seit November 2018 arbeitet der Finanzservice mit der elektronischen Akte für die Steuern. Seit Juni 2019 gibt es nun auch die elektronische Personalakte, berichtet Dr. Nicole Pöttgen, Fachbereichsleiterin Zentrale Dienste und verantwortlich für die Digitalisierung der Marburger Stadtverwaltung.
Denn auch die Personalakten aller rund 1400 städtischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden bisher in Papierform geführt. Die Bewerbung samt Lebenslauf, verwaltungsinterner Wechsel, Anträgen, Weiterbildungen und allem anderen, was das Berufsleben einer Person betrifft – lag ausgedruckt in der jeweiligen Personalakte. „Wir haben im vergangenen Jahr bereits auf die Online-Bewerbung umgestellt und machen damit sehr gute Erfahrungen“, erklärt Dr. Pöttgen. „Die Dokumente aus der Online-Bewerbung werden nun ebenso medienbruchfrei digital abgelegt.“ Das heißt: Was online kommt, wird digital weiterbearbeitet, es gibt keinen Wechsel mehr zwischen verschiedenen Medien – also zwischen Computer und Papier. Und was passiert mit all dem Papier, das in den Aktenschränken abgeheftet ist? „Der Papierbestand wird eingescannt und als digitale Steuer- oder Personalakten weitergeführt“, erklärt Fachbereichsleiterin Pöttgen.
Zum Hintergrund:
Die Verwaltung der Universitätsstadt Marburg ist mitten drin in der Digitalisierung. Die Umstellung von Papier- auf Digitalakte ist ressourcenschonend, effizient und außerdem gesetzliche Vorgabe: „Das Onlinezugangsgesetz legt fest, dass Marburg und alle anderen Kommunen spätestens bis Ende 2022 alle Verwaltungsleistungen auch online anbieten müssen“, so Dr. Karen Verbist, Leiterin der Koordinierungsstelle Digitale Verwaltung. Das setzt digitale Akten voraus – zum Beispiel für die Steuern. „Wir arbeiten von innen nach außen“, erklärt Dr. Karen Verbist den Prozess. „Wir haben mit der digitalen Steuer- und Personalakte begonnen. Das ist der Kern des Ganzen.“ Das ermöglicht die digitale Bearbeitung der Dateien intern. Darauf folgt der Service extern – damit die Bürger*innen zum Beispiel ihren Hund online an- oder abzumelden können.
Allerdings: Die Bürger*innen „können“ den Online-Service der Kommunen nutzen, sie „müssen“ es aber nicht. Nur die Stadt „muss“ – und zwar, die Leistungen auch online anbieten. Wer dagegen als Bürger*in nicht online sein kann oder will, darf seine Angelegenheiten mit der Stadt natürlich auch weiterhin auf dem Post- und Papierweg regeln.
Lesen Sie auch Teil 1 (Online-Bewerbung) und Teil 2 (Umstellung auf E-Rechnung) der Reihe "Digitalisierung der Stadtverwaltung".
