Inhaltsbereich

Elektronische Rechnung (E-Rechnung)

Bei einer E‐Rechnung an die Stadt Marburg werden die Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Alle Informationen auf einen Blick.

Was ist eine E-Rechnung?

Die Hessische E-Rechnungsverordnung (E-Rech-V) verpflichtet seit dem 18. April 2024 alle Rechnungssteller*innen, ausschließlich elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) an hessische Kommunen zu stellen. 

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dadurch ist eine automatische und elektronische Verarbeitung möglich. Eine E-Rechnung muss maschinenlesbare Dateien enthalten.

In Deutschland sind die wichtigsten E-Rechnungsformate „ZUGFeRD“ und „XRechnung“. Ein einfaches PDF-Dokument gilt nicht als E-Rechnung.

Vorteile einer E-Rechnung

Die Umstellung auf die E-Rechnung bietet einige Vorteile. Beispielsweise kommt es zu Einsparungen aufgrund geringerer Papier- und Versandkosten. Zudem wird die Bearbeitung der Rechnungen weiter automatisiert und beschleunigt, sodass sie schneller bezahlt werden können.

Versand von E-Rechnungen

Sie möchten uns eine Rechnung zukommen lassen? Dann senden Sie Ihre Rechnung im E-Rechnungsformat per E-Mail an: .

Bitte beachten Sie beim Versand der E-Rechnung die folgenden Hinweise:

  • Pro E-Mail darf immer nur eine E-Rechnung versandt werden. Die E-Mail darf neben der E-Rechnung keine weiteren Anhänge enthalten. Sollte eine E-Mail mehr als eine Rechnung bzw. einen Anhang enthalten, wird sie inklusive aller Anhänge automatisch abgewiesen. Auch Bilder in der E-Mail-Signatur werden als Anhang erkannt und die E-Mail wird abgewiesen.
  • Unterstützt werden E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD-PDF oder XRechnung-XML.
  • Für die korrekte Zuordnung einer E-Rechnung ist die Angabe der Leitweg-Identifikationsnummer (Leitweg-ID) zwingend erforderlich: Die Leitweg-ID des jeweiligen Fachdienstes der Universitätsstadt Marburg können Sie der Tabelle entnehmen. E-Rechnungen ohne gültige Leitweg-ID werden automatisch abgewiesen.
  • Betreff und Text der E-Mail sind für die Übermittlung der E-Rechnung irrelevant. Sie werden nicht an die Rechnungsempfänger*innen weitergeleitet. Die E-Mail darf keine rechnungsrelevanten Texte enthalten. 
  • Die per E-Mail übermittelte E-Rechnung stellt das Original dar, das zur weiteren Verarbeitung verwendet wird. Bitte verzichten Sie auf den Versand zusätzlicher Ausfertigungen, da diese die Rechnungsbearbeitung erheblich erschweren.
  • Hinweis bei Nutzung von Apple Mail: Bei Nutzung des Apple Mail-Clients kann es ggf. zu Übertragungsproblemen kommen. Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an: .

Übergangsregelung

Falls Sie derzeit noch keine E-Rechnungen versenden können, akzeptieren wir Rechnungen im PDF-Format und auf dem Postweg vorübergehend weiterhin. Bitte verzichten Sie dabei nach Möglichkeit auf den Papierversand und senden Sie Ihre Rechnungen stattdessen als PDF-Datei per E-Mail an .

Ausnahmen

Gleichfalls bitten wir Sie, uns an dieselbe Adresse zu informieren, wenn Sie eine Befreiung von der E-Rechnungsverpflichtung nach § 9 Abs. 1 E-Rech-V geltend machen möchten.

Rechnungen an den DBM

Sollten Sie Rechnungen an den Dienstleistungsbetrieb der Universitätsstadt Marburg (DBM) senden wollen, senden Sie diese bitte (wie bisher) als PDF-Dokument an .

 
 

zurück