Weshalb werden den Stadtverordneten regelmäßig zahlreiche Informations- und Einladungsschreiben in ausgedruckter Form per Post zugestellt? Die dafür entstehenden Kosten für Papier und Porto sind unnötig, da die Kommunikation per E-Mail nicht nur schneller, sondern auch günstiger und vor allem ökologisch verträglicher ist. Bestehen bereits Bestrebungen zur Reduzierung entsprechender Schreiben?

Es antwortet der Oberbürgermeister:

Bei der Kleinen Anfrage stellt sich die Frage, welche Art der Informations- und Einladungsschreiben der Fragesteller meint. Sollte der Fragesteller die Zustellung von allgemeinen Informationen bzw. Einladungen meinen, so kann gesagt werden, dass hier eine elektronische Zustellung durchaus Sinn machen kann und zu Portoeinsparungen und Zeitersparnis führen kann. Grundvoraussetzung ist allerdings, dass die Stadtverordneten damit einverstanden sind. Eine Garantie für die Zustellung an den Adressaten kann die Verwaltung jedoch nicht abgeben. Angemerkt sei außerdem, dass der Empfänger bei einem reinen elektronischen Versand einen gewünschten Papierausdruck selbst in die Wege leiten muss.

Sollte der Fragesteller allerdings die Zustellung der Unterlagen für die Ausschuss-Sitzungen und die Sitzungen der Stadtverordnetenversammlung meinen, ist die Beantwortung der Kleinen Anfrage nicht in wenigen Sätzen zu beantworten. Hier eine grundsätzliche Anmerkung:

Eine Zustellung der Einladungen und sonstigen Unterlagen für die Sitzungen der Ausschüsse und Stadtverordnetenversammlung in elektronischer Form ist nur unter Beachtung der Regelung des § 58 HGO möglich. Durch das zweite Gesetz zur Änderung verwaltungsverfahrensrechtlicher Vorschriften vom 21.03.2005 (GVBl. I S. 218) wurde den Gemeinden zwar erlaubt, z. B. bei der Einberufung zu den Sitzungen der Gemeindevertretung (§ 58 Abs. 1 HGO) von der Schriftform abzuweichen und auf die elektronische Form (E-Mail) überzugehen, allerdings nur in Verbindung mit der qualifizierten elektronischen Signatur. Diese Form der Signatur ist jedoch weder bei der Stadtverwaltung Marburg vorhanden, noch ist davon auszugehen, dass sie bei den Stadtverordneten vorhanden ist. Inwieweit hier in naher Zukunft eine gesetzliche Änderung herbeigeführt wird, kann aus heutiger Sicht nicht gesagt werden.

Somit ist eine ausschließliche elektronische Zustellung der Sitzungsunterlagen zurzeit nicht möglich.

Eine Zusatzfrage des Stadtverordneten Nezi (Bündnis 90/Die Grünen) wird ebenfalls durch den Oberbürgermeister beantwortet.