Der Oberbürgermeister hat in der Stadtverordnetenversammlung vom 30.05.2008 deutlich gemacht, dass alle Magistratsmitglieder in die Unterlagen für die Personalentscheidungen Einsicht nehmen können. Wie viele Tage vor der Sitzung werden die Magistratsmitglieder über die anstehende Personalentscheidung und die diesbezüglich zur Einsichtnahme bereitliegenden Unterlagen informiert und wann können sie alle Bewerbungsunterlagen einsehen?

Der Magistrat wird in der jeweiligen Sitzung durch entsprechende Personalvorlagen, die unter dem Tagesordnungspunkt „Personalangelegenheiten“ behandelt werden, über Personalentscheidungen in Kenntnis gesetzt und um Beschlussfassung gebeten. Eine andere Verfahrensweise ist nicht praktikabel, da Personalvorlagen oft erst kurz vor der Magistratssitzung fertig gestellt und unterzeichnet werden können. Es besteht aber für die Mitglieder des Magistrats jederzeit die Möglichkeit, Personalvorlagen um eine Sitzung zurückstellen zu lassen, wenn Fragen nicht erschöpfend beantwortet werden können.

 

Grundsätzlich wird bei der Beteiligung von ehrenamtlichen Magistratsmitgliedern an Personalauswahlverfahren nach Maßgabe des Hessischen Städtetages verfahren. Danach ist die Mitwirkung eines ehrenamtlichen Stadtrates innerhalb des Magistrats auch in Personalangelegenheiten uneingeschränkt.

 

Allerdings ist diese Mitwirkung auf den Magistrat und seine Sitzungen beschränkt. Über darüber hinausgehende Initiativen einer ehrenamtlichen Stadträtin oder eines ehrenamtlichen Stadtrates ist jeweils ein Beschluss des Magistrates zu fassen. Nur wenn der Magistrat mit Mehrheit das Anliegen der Stadträtin oder des Stadtrates unterstützt, ist dies verbindlich. Lehnt der Magistrat das Anliegen ab, endet die Teilnahme am Personalauswahlverfahren mit dem ablehnenden Beschluss.

 

Dies bedeutet, dass eine aktive Beteiligung an Personalauswahlverfahren außerhalb der Magistratssitzungen von ehrenamtlichen Stadträtinnen oder ehrenamtlichen Stadträten grundsätzlich nur in dem Umfange erfolgen kann, wie dies der Magistrat als Gremium mit Mehrheit beschließt. Dazu gehört beispielsweise das Sichten aller Bewerbungen oder die Erstellung einer Auswahlliste.

 

Ungeachtet dieser formalen Aspekte erfolgt eine vollumfängliche Beteiligung und Information des Magistrats insbesondere in allen wichtigen Personalangelegenheiten, wie die folgende Darstellung der Besetzung der Stelle der Fachdienstleitung „Städtische Bäder“ beispielhaft belegen kann:

 

1.   Am 20.08.2007 hat der Magistrat den Einstellungsstopp für die durch Altersteilzeit des bisherigen Stelleninhabers vakant gewordene Stelle aufgehoben.

2.   Am 17.09.2007 hat die zuständige Dezernentin, Frau Stadträtin Dr. Weinbach, den Magistrat darüber informiert, dass nach Ablauf der Bewerbungsfrist 10 Bewerbungen eingegangen seien und das Auswahlverfahren beginne.

3.   Am 10.03.2008 hat die Dezernentin den Magistrat über die im Stellenbesetzungsverfahren eingetretenen Verzögerungen informiert. Danach habe sich die Auswahlkommission dazu entschlossen, das Verfahren fortzuführen und die zunächst extern ausgeschriebene Stelle zusätzlich erneut und ergänzend intern auszuschreiben.

4.   Am 05.05.2008 fasst der Magistrat den einstimmigen Beschluss, die von der Auswahlkommission vorgeschlagene Bewerberin im Rahmen eines zunächst auf zwei Jahre befristeten Arbeitsverhältnisses einzustellen und ihr zum Zeitpunkt der Einstellung die Funktion der Fachdienstleitung zu übertragen.

5.   Am 19.05.2008 informiert die Dezernentin den Magistrat über den mit der ausgewählten Bewerberin vereinbarten Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses 01.08.2008.

 

Aus dieser Darstellung mag ersehen werden, dass der Magistrat als Gremium über die kommunalverfassungsrechtlich vorgegebene formale Beteiligung der Beschlussfassung einer Einstellung hinaus mehrmals über den Stand des Verfahrens unterrichtet wurde. Mit dieser seit jeher praktizierten und akzeptierten Verfahrensweise werden die formalen Beteiligungsrechte des Magistrats gewährleistet und darüber hinaus wird dem Informationsinteresse sowohl des Gremiums als auch einzelner Mitglieder des Magistrats Rechnung getragen.