Ist es möglich Einladungen des Magistrats zu Ehrungen oder  Veranstaltungen als PDF-Dokument an die Stadtverordneten (welche dies wünschen) zu versenden, damit man ein wenig Papier und Porto sparen kann (der Magistrat muss ebenfalls weniger unterschreiben)?

Wie bereits auf eine Kleine Anfrage vom Juni 2011 geantwortet, kann gesagt werden, dass der elektronische Versandt von Einladungen durchaus Sinn machen könnte und zu Portoeinsparungen und Zeitersparnis führen kann.

Grundvoraussetzung ist allerdings, dass alle Stadtverordneten damit einverstanden sind. Nach der letzten Beantwortung der Kleinen Anfrage hat kein Stadtverordneter beim FD 09 angezeigt, dass er einen rein elektronischen Versand wünscht.

Eine Garantie für die Zustellung an den Adressaten kann die Verwaltung allerdings nicht übernehmen. Angemerkt sei außerdem, dass der Empfänger bei einem rein elektronischen Versand einen gewünschten Papierausdruck selbst in die Wege leiten muss.

Außerdem sollte noch darauf verwiesen werden, dass ein elektronischer Versand der Einladungen an die Stadtverordneten keine Zeitersparnis für den Magistrat mit sich bringt. Alle Einladungen müssen trotzdem weiterhin unterschrieben werden, da der Einladungskreis bei Ehrungen und Empfängen natürlich nicht nur Magistrat und Stadtverordnetenversammlung umfasst und alle andere Einladungen weiterhin per Post verschickt werden müssen.