Der Haupt- und Finanzausschuss wird gebeten zu beschließen:

 

 

1. Gemäß § 100 Abs. 1 HGO wird unter Anerkennung der Unabweisbarkeit der Leistung einer überplanmäßigen Ausgabe bei der Hst. 2.8820/935300.0 „EDV-Anlage“ bis zu einem Betrag von 45.000,00 € zugestimmt.

 

Die Deckung der Mehrausgabe erfolgt durch Minderausgaben bei der Hst. 2.2402/941000.7 „Erneuerungsmaßnahmen“ (Käthe-Kollwitz-Schule, Kategorie II) in Höhe von 5.000 € und bei der Haushaltsstelle 2.7620.935000.2 „Ausstattungen“ (Stadthalle, Kategorie II) in Höhe von 40.000 €.

 

Der Stadtverordnetenversammlung ist hiervon nachträglich Kenntnis zu geben

 

2. Die Haushaltsmittel für die Anschaffung der FM-Software im Fachdienst Gebäudewirtschaft in Höhe von 90.000 € (Haushaltsansatz und üpl. Ausgabe Hst. 2.8820/935300.0 „EDV-Anlage“ = 75.000 € und Verpflichtungsermächtigung Hst. 2.0211/935300.9 „EDV-Anlage“ = 15.000 €) werden freigegeben.

Begründung:

 

Für die Anschaffung der Finanzmanagement-Software im Fachdienst Gebäudewirtschaft einschließlich der erforderlichen Anpassungen gegenüber der Standardsoftware werden Mittel in Höhe von ca. 90.000,00 € benötigt. Diese Software soll letztendlich dienen

 

§         als einheitliches redundanzfreies Dokumentations- und Visualisierungs-medium

§         als Instrument zur Durchführung eines sowohl standardisierten als auch individuellen Berichtwesens

§         als Schnittstelle zum Neuen Kommunalen Finanzwesen

§         als Analyse- und Planungs- (Simulations-)instrument sowie

§         als Werkzeug zur Optimierung von Arbeitsprozessen

 

Die Mittelanmeldung für das Jahr 2003 wurde auf der Basis der auf dem Markt erhältlichen Standardsoftware vorgenommen. Aufgrund eines zwischenzeitlich durchgeführten Workshops zur Erarbeitung der Anforderungen und der abzubildenden Arbeitsprozesse aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Gebäudewirtschaft, der von mehreren Softwareanbietern durchgeführten Präsentationen und der zum 1. Juli 2003 eingegangen verbindlichen Angebote muss dieser Mittelbedarf erheblich korrigiert werden.

 

Im Haushalt 2003 sind bei der Haushaltsstelle 2.8820.935300.0 insgesamt 45.000,00 € ausgewiesen worden. Diese Mittel sind im Rahmen des Deckungskreises „EDV-Anlagen“ bereits mit einem Betrag von 15.000 € durch den Fachdienst Organisation und IuK in Anspruch genommen worden, so dass nur 30.000,00 € zur Verfügung stehen.

 

Die Freigabe für den Betrag in Höhe von 30.000,00 € wird hiermit beantragt.

 

Weiterhin wird die Freigabe einer Verpflichtungsermächtigung in Höhe von 15.000,00 € aus dem Deckungskreis „EDV-Anlage“ beantragt. Gem. Absprache mit dem Fachdienst Organisation und IuK kann über eine Verpflichtungsermächtigung in Höhe von 15.000,00 € aus der Haushaltsstelle 2.0211.935300.9 „EDV-Anlage“ verfügt werden. Die beiden genannten Haushaltsstellen sind gegenseitig deckungsfähig. Diese Freigabe wird zur Auftragserteilung in 2003 benötigt. Kassenwirksam werden die Ausgaben in Höhe von 15.000,- € erst im Haushaltsjahr 2004.

 

Für den verbleibenden Restbetrag in Höhe von 45.000,00 € wird eine überplanmäßige Ausgabe beantragt.

 

Der zusätzliche Mittelbedarf war aufgrund o. g. Verfahrensweise noch nicht absehbar bzw. hinreichend genau zu konkretisieren, so dass erst nach Rücklauf der Ausschreibungsunterlagen die Höhe des Bedarfs genau bekannt war. Zu diesem Zeitpunkt war bereits der Nachtragshaushaltsplan 2003 im Haupt- und Finanzausschuss in der Schlussabstimmung, so dass eine Berücksichtigung hierin nicht erfolgen konnte.

 

Der Fachdienst Gebäudewirtschaft stößt bei den an ihn gestellten Anforderungen (s. a. Sachstandsbericht) bzgl. der Dokumentation der gebäudebezogenen Daten und deren Auswertung mit den vorhandenen Mitteln (überwiegend EXCEL) zunehmend an Grenzen. Der ständig erforderliche Koordinationsaufwand bzgl. des Abgleichs von Daten bei der Arbeit der einzelnen Sachbearbeiter/in ist erheblich und muss möglichst frühzeitig durch die Vorhaltung eines einheitlichen Informationsmediums minimiert werden. Dies macht erforderlich, dass die benötigte Software schnellstmöglich beschafft und eingesetzt werden muss.

 

Die Voraussetzungen gem. § 100 Abs. 1 HGO sind erfüllt. Die Ausgabe ist unvorhergesehen und unabweisbar. Die Deckung ist gewährleistet.

 

 

Dietrich Möller

Oberbürgermeister